Katso video alta.
Kun tilaat valmennuksen, anna verkkokaupassa koodi “niksinurkkaaja“, niin saat 20 % alennuksen. Tarjous on voimassa vain viidelle ensimmäiselle tilaajalle rajoitetun ajan.
Aloitetaan termin määrittelystä.
Kokouksessa on siis isäntä tai emäntä. Amerikkalaisittain puhuttaisiin hostista. Puhutaan me tässä nyt suomalaisittain järjestäjästä.
Onko sinulla käynyt joskus niin, että vieraat ovat saapuneet paikalle ennen järjestäjää? Itse en muista entisenä hyvänä lähiaikana näin käyneen. Vaan nyt etäaikana on käynyt useamminkin.
Muutama viikko sitten kävi niin, että järjestäjä tuli langoille vartin myöhässä. Me vieraat odottelimme Teamsin odotushuoneessa kykenemättä keskustelemaan edes keskenämme, kun järjestäjä ei ollut hyväksymässä meitä sisään.
Järjestäjän pitää olla etäkokoustilassa etuajoissa!
Sääntönä voisi pitää, että organisaation sisäisessä kohtaamisessa vähintään viisi minuuttia ennen.
Jos mukana on ulkopuolisia, vähintään kymmenen minuuttia ennen sovittua aloitusaikaa järjestäjän pitää olla valmiina
Joskus tekniikka temppuilee. Jos hallitsee välineensä, viisi minuuttia riittää yleensä aina kaikkien laitteiden boottaamiseen.
Olen testannut ja harjoitellut. Minulla menee katastrofin sattuessa noin kaksi minuuttia koko studion uudelleenkäynnistykseen. Silti olen vielä hieman etuajoissa paikoilla.
Ihminen on vielä arvaamattomampi. Tutulla porukalla, jotka kaikki ovat kokeneita etäkokoustajia varoaikaa ei tarvita niin paljon. Vaan jos mukana on yksikin henkilö, jonka kanssa ei ole tottunut toimimaan, on varoaikaa syytä pidentää.
Monesti ylimääräiset viisi minuuttia riittävät siihen, että opastaa untuvikon etäkokoustamisen peruskäytäntöihin. Äänen ja kuvan tarkistus vähintään. Pienet lämmittelevät smalltalkitkin voivat olla tarpeen.
Oletko muuten huomannut, että organisaatiosi sisäiset henkilöt pääsevät kokouksiin ilman järjestäjän hyväksyntää, mutta ulkoiset eivät? Tähänkin löytyy asetus.
Jos siis mukana on yksikin ulkoinen henkilö, on korostetun tärkeää, että järjestäjän edustaja on etuajoissa paikalla.
Ajattelet ehkä jo, että eihän tuo ole mahdollista. Hyvä, että ehtii edellisestä kokouksesta nappia painaa, että ehtii seuraavaan.
Jos näin on, on teillä työkulttuuriongelma.
Ihminen tarvitsee siirtymäaikoja. Sekä kehollisesti että etenkin henkisesti.
Vessassa pitää välillä käydä, juoda pitää ja pieni taukoliikunta estää ennenaikaisen kuoleman.
Ajatusten selkiyttäminen voi viedä vielä pidempään aikaa. Monesti näkee kokouksissa, että osallistuja on fyysisesti läsnä, mutta ajatukset ovat täysin jossain muualla. Ehkä edellisen kokouksen asioissa.
Jos teillä ei ole selkeää taukoa kokousten välissä, ammutte itsenne jalkaan.
Hosumalla, kiireessä ja tauoitta tulee sutta ja sekundaa.
Yksi ongelma on tunnin palaverit. Sopikaa mieluummin kolmevarttisia. Näin jää aikaa kerätä itsensä ennen seuraavalla tasatunnilla alkavaa palaveria.
Muutama minuutti jää järjestäjällekin, joka on jo etuajoissa vastaanottamassa seuraavan kokouksen osallistujia.
Jos olet luonnonoikku, voit tauolla tehdä jotain muuta tärkeää.
Eikö olekin itsestään selvää, kun asiaa vähän pohtii?
Kiireettömiä ja hyvin järjestettyjä etäkokouksia teille kaikille!
Toni
P.S. Varaa automaattikalenteristani aika ja keskustellaan lisää parhaista etäkäytännöistä. Vaikuttavuustakuulla!
Kun tilaat valmennuksen, anna verkkokaupassa koodi “niksinurkkaaja“, niin saat 20 % alennuksen. Tarjous on voimassa vain viidelle ensimmäiselle tilaajalle rajoitetun ajan.
