Share |

Business Casen kokoaminen

Business_Case_240x600.jpgBusiness Case (suomeksi projektin perustelu) on yhteenveto laskelmista ja sanallisista arvioista, joiden tarkoitus on perustella projektin aloittaminen (tai aloittamatta jättäminen).

Business Casen välttämätön osa on projektin kustannusten arviointi. Virheellinen - yleensä alimittainen - kustannusbudjetti johtaa helposti virheelliseen aloittamispäätökseen, kustannusylityksiin ja vahingolliseen tappiomielialaan projektihenkilökunnan joukossa projektin käynnissäoloaikana. Alimitoitetun budjettiin johtavia syitä ovat mm. kustannuserien unohtaminen pois budjetista, budjettiin sisällytettyjen kustannuserien alimitoittaminen sekä tahalliset väärinkäytökset.

Business Case sisältää myös kustannus-hyöty-analyysin, jota varten myös projektin tulosten (tietojärjestelmien, prosessien ja toimintatapojen) myötä saavutettavat hyödyt arvioidaan. Puuttuva projektin hyöty-yhteenveto tekee mahdottomaksi analyysin tekemisen mahdottomaksi, joskin on muistettava että ns. pakkoprojekteissa (lakimuutokset ja teknologinen vanheneminen) hyötyjen arviointi on kyseenalaista, sillä panoksena on koko toiminnan jatkuminen. Hyöty-yhteenvedon puuttuessa hyvän kustannusbudjetin ja siitä laskemalla saatavan kuukausikustannuksen olemassaolo helpottaa johdon tehtävää projektin aloittamista päätettäessä.

Virheellinen - yleensä ylimitoitettu - hyöty-arvio saattaa johtaa virheelliseen aloittamispäätökseen pidentämällä projektin kustannusten takaisinmaksuaikaa. Ylimitoittaminen saattaa johtua siitä, että hyödyt lasketaan täysimääräisesti mukaan usean projektin perusteluun, hyöty on laskennallinen eikä toteudu käytännössä tai arvioitu hyöty perustuu liikevaihdon kasvuun, joka suhdanteista johtuen jää toteutumatta.

Business Caseen liitetään tavallisesti myös projektin riskien tarkastelu sekä erilaista sanallista materiaalia asioista, joita laskennallisesti ei ole voitu ottaa huomioon.

Business Case on tarkoitettu ylläpidettäväksi projektin koko elinkaaren ajan. Ylläpitämistä helpottaa sen oikeaoppinen laadinta.

Business Casen eli projektin perustelun laadinnan tukeminen on yleensä osa projektipäällikön mentorointia. Erillisenä toimenpiteensä sen laadinta vie projektista riippuen pari-kolme työpäivää.

CxO on tutkinut Business Casen laadintaa ja kehittänyt omia menettelytapoja sen laatimiseksi ja ylläpitämiseksi. Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki tunnetaan tinkimättömänä Business Casen laatijana:

"Reinon tekemien investointi­ehdotusten avulla johto tiesi tarkalleen,
millaiseen rahanmenoon yritys sitoutui.”

- hallinto- ja henkilöstöjohtaja Antero Saarilahti, YIT (eläkkeellä 1.7.2011 alkaen)

Muita kehityshankkeen valmisteluun liittyviä palvelujamme ovat:

  • Kehityshankkeen valmisteluvaiheen terveystarkastus. Käymme läpi projektin dokumentaation omien tarkistuslistojemme avulla, haastattelemme avainhenkilöitä ja tuotamme käytännonläheisiä ja käyttökelposia neuvoja sisältävän raportin. Lue lisää...
  • Valmisjärjestelmien markkinaselvitys. Varsinkin pienten ja keskisuurten yritysten ja yhteisöjen voimavarat eivät tahdo riittää kattavan markkinaselvityksen tekemiseen, jolloin se organisaation tarpeisiin parhaiten soveltuva valmisjärjestelmä jää löytymättä. Me löydämme kokemuksemme ja verkostomme avulla asiakkaan kannalta olennaiset vaihtoehdot, jotka kannattaa ottaa mukaan RFI/RFP-prosessiin. Lue lisää...
  • Sopimusneuvottelujen tuki. Luemme sopimusdokumentit läpi ja tarkistuslistojamme hyödyntäen etsimme sopimuksista kaikki ne kohdat, jotka ovat asiakkaan kannalta arveluttavia ja tuotamme niihin korjausehdotukset. Emme katso asioita pelkästään projektin kannalta, vaan otamme huomioon yrityksen erilaiset tulevaisuuden skenaariot: kasvu, supistuminen, yritysostot ja -myynnit sekä fuusiot. Lue lisää...
  • Projektipäällikön mentorointi. Kehityshankkeen projektipäällikkönä toimiminen on vaativa tehtävä, jossa onnistuminen on koko organisaation kannalta tärkeää. Olemme mentoroinnin ja projektitoiminnan ammattilaisia, joten osaamme tukea projektipäällikköä sekä henkisesti että käytännönläheisin ja käyttökelpoisin neuvoin. Lue lisää...