Vaikuttajan luotettavuusopas

Luotettavuus on yksi tärkeimmistä arvoista monelle meistä. ”Pidät aina, mitä lupaat ja lupaat vain, minkä voit pitää.” Et salli itsellesi piirunkaan poikkeamista tästä periaatteesta ja arvotat myös muita ihmisiä heidän luotettavuutensa mukaan. Kuulostaako sinulta?

Mitä jos luotettavuuttasi mitattaisiin? Oman arviosi lisäksi myös kanssasi paljon tekemisissä olevat ihmiset arvioisivat sinua. Tällaisia mittauksia me olemme tehneet CxO vaikutusvoima™ -profiilin avulla.

Moni on ilahtunut havaitessaan, että heidän ympärillään olevat ihmiset näyttävät arvostavan useita heidän hyveistään. Luotettavuuden osalta on ollut myös häkeltyneitä, muutama jopa lievästi järkyttynyt, kun luotettavuus -ominaisuudesta ei olekaan tippunut täysiä pisteitä muilta kuin itseltä.

Ristiriidan selvittäminen on tärkeää. Olemme kysyneet tuhansilta ihmisiltä 30 eri vaikutusvoimaominaisuuden tärkeyttä. Luotettavuus on noussut selkeästi ykköseksi. Se on sekä minäkuvan että toisen ihmisen arvioinnin perustekijöitä.

Olemme tunnistaneet jo 12 erilaisten viestintä- ja vuorovaikutustyylien sekä toimintatapojen seurausta, jotka voivat selittää vastakkaiset käsitykset luotettavuudesta. Avaan tilanteita alla. En tässä halua kertoa vain ongelmista – pyrin myös valottamaan ratkaisukeinoja.

1.   Ystävälliset petturit

Ystävällislupailijoita on paljon etenkin meissä suomalaisissa. Haluamme miellyttää toisia ja näin lupaamme nopeasti ja helposti asioita. Vasta myöhemmin tulemme pohtineeksi, mitä tuli luvattua ja saatamme havaita, ettei lupauksen pitäminen niin helppoa olekaan. Sitten toivomme hiljaa mielessämme, että toinen ei edes muista lupaamaamme.

Olisi paljon parempi jättää lupaamatta kuin osoittautua petturiksi. Pahimmillaan vieläpä vaikenevaksi petturiksi. Jos on tullut luvattua liikoja, pitäisi vähintään ilmoittaa mielenmuutoksesta. Tämä ainakin lieventää petturileimaa. Parasta olisi luvata säästeliäästi ja sitten yllättää välillä positiivisesti myöhemmin.

2.   Aika sinne päin

Aina ei valmistumisajasta puhuta lainkaan ja jos puhutaan, on se esitetty hyvin tulkinnanvaraisesti. Kohta, ensi tilassa, hetimiten ja lähiaikoina voivat toiselle olla minuuttien päässä, kun toiset taas tarkastelevat asiaa viikoissa jopa kuukausissa.

Parempi tapa olisi puhua absoluuttisille aikamääreillä: tänään, huomenna, täällä viikolla tai pe 13. päivä mennessä. Jos deadline on lähellä kannattaa mainita tarkkaa kellonaikakin, jos taas pidemmällä riittää ehkä päivän tarkkuus.

3.   Valmis onkin keskeneräinen

Ihmisillä voi olla hyvinkin erilainen käsitys siitä, milloin tehtävä on valmis. Otetaan esimerkiksi vaikka blogikirjoitus, kuten tämä. Joku voisi pitää tätä valmiina, kun se on kertaalleen kirjoitettu. Minä taas sanoisin, että sen jälkeen tapahtuu vielä oikoluku, kollegakyseenalaistus, tarjontalinkitys, julkaisukanavien valinta, siirto julkaisujärjestelmään, mahdollisen kuvituksen harkinta ja toteutus, hakukoneoptimointi ja jakaminen sosiaalisessa mediassa, jälkiseuranta ja reagointi.

Väärinkäsityksen välttämiseksi kannattaisi osallisten keskustella siitä, mitä valmiilta odotetaan. Kun totutaan toimimaan yhdessä, näitä keskusteluita tarvitaan vähemmän.

4.   Muistamisen vaikeutuminen

Varmaan yleisimpiä syitä lupauksen pettämiseen on yksikertaisesti unohtaminen. Hetkellinen unohtaminen on sellaista, joka palautuu mieleen – usein liian myöhään. Syväunohtaminen on laatuaan vakavampaa – sitä ei voi oikein huomata, kun siitä ei ole ensimmäistäkään muistijälkeä.

Olen huomannut myös iän vaikuttavan muistamiseen, ikävä kyllä negatiivisesti. Toki ikääkin haitallisempaa lienee se, että koko ajan on enemmän muistettavia yksittäisiä asioita ja häiriöiden määräkin on kasvussa.

Jos olet törmännyt unohtelun lisääntymiseen omalta osaltasi, on aika miettiä toimintatapojasi. Rakenna siis itsellesi systeemi, millä tavalla kirjaat lupauksesi muistiin. Vielä kun muistaisi mihin mitäkin tuli kirjoitettua.

5.   Itsekäs priorisointi

Lienee hirveän yleistä, että jokainen priorisoi tekemisiään omista lähtökohdistaan. Varsinkin, kun on paljon, jopa liikaa tekemistä, valitaan tehtäväksi ne itselle tärkeimmät tai mukavimmat. Silloin helposti sivuutetaan muille annetut lupaukset.

Vaan luotettavuuden näkökulmasta ne muille luvatut pitäisivät olla tärkeimpiä. Toinenhan voi oikeasti luottaa saavansa sinulta lupaamasi ja pettymys voi olla melkoinen, mikäli priorisoit (pahimmillaan toiselle kertomatta) hänen tarpeensa pinon pohjalle. Älä koskaan, milloinkaan, sano toiselle, että jouduit priorisoimaan ja siksi jätit hänelle lupaamasi tekemättä. Samalla kerrot toiselle päin naamaa, ettet häntä arvosta.

6.   Kulttuurierot

Välillä saattaa yllättää se, kuinka isot kasvatuserot voivat olla jopa naapurin kanssa puhumattakaan toisesta maakunnasta olevien kesken, saati ihan erimaalaisten. Otetaan esimerkki: Lähes 20 vuotta sitten pohjanmaalainen anoppini sanoi minulle, varsinaissuomalaiselle vävylle, ettei hänelle olisi noita kukkia tarvinnut tuoda. En ole sittemmin vienyt, kun näin toivottiin. Viime aikoina olen saanut kuitenkin ymmärtää, että kielto ei ollut konkreettinen, vaan liittyy jotenkin kyseiseen kulttuuriin. Ehkä kokeilen kepillä jäätä seuraavalla käynnillä.

Neuvonkin hieman epäselvässä tai oudossa tilanteessa kysymään suoraan, mitä toisen sanoma oikeasti tarkoittaa. Jos ei kohteelta suoraan kehtaa, niin voi kysyä joltakulta henkilön paremmin tuntevalta.

7.   Toinen syyllinen

Joskus tulee luvattua täydestä sydämestään, mutta kun tekemiseen osallistuu joku muukin, voi tulla vaikeuksia eteen. Vapaa-ajan esimerkki: Lupaat, että tulette kylään klo 17. Vielä varttia yli puolisosi arpoo kotona sopivaa vaatekertaa. Työesimerkki: Lupaat osallistua tapaamiseen. Sitten esimiehesi käskee sinut toisaalle alkuperäisestä lupauksestasi piittaamatta.

Mikä neuvoksi? Mikäli tiedät tämmöisten tilanteiden todennäköisyyden varsin suureksi, kerro luvatessasi mahdollisesta sinusta riippumattomasta häiriöstä. Mikäli tällaiset ovat ani harvoin tapahtuvia poikkeuksia, pahoittele syvästi ja selitä syy, mikäli sen voit tehdä lojaalisuusvelvoitettasi rikkomatta.

8.   Sananselitys

Sanathan ovat ihmisten välisiä sopimuksia siitä, miten jotain asiaa kuvataan. Ei liene harvinaista, että ymmärrämme sanoja hieman, jopa täysin, eri tavalla. Mitä vähemmän toista tunnemme, sitä helpommin väärinymmärryksiä tapahtuu. Hyvin tuntevienkin välillä olisi sanakirjasta joskus hyötyä. Vielä parempi, jos käytettäisiin samaa sanakirjaa.

Tämä suorastaa huutopyytää esimerkkiä. No, jokainen lienee siivonnut joskus. Mitä sinulle tarkoittaa pyyntö: ”siivoa huoneesi”?

Minulle se merkitsee sitä, että tavarat ovat siistissä järjestyksessä. Vaimolleni se merkitsee sitä, että pölyt on imuroitu ja pyyhitty myös sängyn alta. Meni muutama vuosi ymmärtää tämä ero.

Neuvo vielä. Jos hiemankin epäilet, että ymmärrätte käsitteet eri lailla, puhukaa niistä avoimesti toista tuomitsematta.

9.   Tehdyn tiedottaminen

Valmis asia voi tuntua toiselta täysin tekemättä, jos hän ei tiedä, että se on tehty.

Viet auton huoltoon. Odotat päivän, toisenkin. Ei kuulu mitään. Soitat ja kysyt, koska mahtaa valmistua. Joo, valmistui jo kaksi päivää sitten. Luotettavuus – joopa joo.

Kun valmistumistiedottaminen on kunnossa, voi siirtyä vaikeammalle tasolle, joka on edistymistiedottaminen.

10. Viimetippailijat

Ääritapauksia ovat he, jotka tekevät vasta viime hetkellä ja toisaalta he, jotka aloittavat aina heti. Hetitoimijoista voi usein tuntua petturuudelta viimetippailijan toimintatapa, vaikka lupaus muuten olisikin täysin pidetty.

”Leikkaatko nurmikon?” puoliso pyytää. ”Joo”, vastaat. Tunnin päästä toinen tule raivoissaan syyttämään sinua petturiksi, kun makaat vielä sohvalla. Olit ajatellut hoitaa homman illemmalla.

11. Ensimmäinen nauruversio

Vaikka käsitys valmiin tehtävän kokonaisuudesta olisi sama, voi laatukäsitys erota paljonkin. Kollegani Arin kanssa keksitty esimerkki kirjoittamisesta. Toinen voi luovuttaa tekstin eteenpäin kommentoitavaksi vasta, kun siinä ei varmasti ole enää yhtään pilkkuvirhettä. Toinen taas siinä vaiheessa, kun on hahmotellut lauseen sinne, toisen tänne.

On täysin eri asia se, miten tekstiä lopulta tuottaa – toinen voi kirjoittaa heti valmista, toisen editoidessa moneen kertaan.

12. Tekniikka kenkkuilee

Lupasin kerran toimittaa eräälle henkilölle linkin Vaikutusvoimaprofiiliin. Muutaman viikon päästä ihmettelin, miksei hän ollut reagoinut viestiini. Hän taas oli pahantuulinen minulle siitä, etten ollut lähettänyt lupaamaani. Tarkistimme sähköpostimme. Minulta oli lähtenyt, ei virheilmoitusta. Hänelle ei ollut tullut perille. Lopulta tämän asiakkaan tietohallinto löysi viestin palvelimen palomuurista.

Varmista siis, ainakin tärkeimmissä viesteissä, että viesti on varmasi mennyt perille. Ymmärtämisen varmistaminen on sitten seuraavan tason ongelma.

13. Luova vai normiprosessi

Luovan prosessi voi aiheuttaa odottamattomia viiveitä ja muutoksia. Joskus kuvittelee, että homma hoituu puolessa tunnissa, kuten yleensä, mutta lopulta luomistuskassa meneekin päivätolkulla. Opi siis tunnistamaan extraluovuutta vaativat tehtävät ja anna niihin liittyviä lupauksia varovaisemmin.

Jos tulee yllätys, informoi heti, kun luomistuskan tunnistat.

14. Tietää vai ei tiedä, mitä ei tiedä

On ihmisiä, jotka tietävät mitä tietävät, sellaisia, jotka tietävät mitä eivät tiedä ja sitten niitä, jotka eivät tiedä, että eivät tiedä. Luulee vaikka, että ottaa haltuun uuden nettilomakejärjestelmän parissa päivässä, mutta matkan varrella oppii, että homma onkin aika paljon monimutkaisempi kuin aluksi luuli.

Jos siis yllätyt tiedottomuudestasi, informoi heti viiveestä.

15. Tuuliviirit vai takinkääntäjät tahi järkähtämättömät

Tuuliviiri on semmoinen, joka muuttaa mieltään päätöksen jälkeen, vaikka mikään päätöksentekoon liittyvä tieto ei ole muuttunut (metafora ontuu, koska tuuliviiri kääntyy kuitenkin tuulen mukana ja sen on tuuliviirin suunnan kannalta ehkä jopa ainoa oleellinen tieto).

Takinkääntäjä taasen muuttaa päätöstään, jos päätöksentekopremissit muuttuvat. Siis järkevä homma usein.

Järkähtämätön ei muuta mieltään, vaikka kaikki perustavanlaatuisetkin perustiedot muuttuisivat.

Pahimmillaan siis typeryyden yksi pahimmista muodoista.

 


 

Tässä oli luotettavuusvajeesta kaikkiaan 15 hypoteesiä. Lisääkin varmaan löytyisi, jos oikein ajatuksia kaivaisi.

Näissä kaikissa oli oletuksena se, että ”petturuus” on tahatonta. On täysin oma lukunsa se, että on myös ihmisiä, jotka lupaavat ilman aikomustakaan pitää. No, omatuntorajoitteiset totuudenkiertäjät ovat sitten ihan oman kirjasensa aihe.

Toni Hinkka
Vaikuttavuusmuotoilija

P.S. Joko kuuntelit Joulupukin johtamispajan joulukalenterin?

Valikko