Tietotekniikkapitoisen kehityshankkeen osapuolten näkökulmien yhteensovittamisessa on oma hommansa. Koska usein kysymys on asiakkaan tarpeisiin sovitetun valmisjärjestelmän käyttöönotosta, näkökulmat kiteytyvät kahteen: toimittajan näkökulmaan ja asiakkaan näkökulmaan.

Tietotekniikkatoimittaja tuntee tarjoamansa tuotteen paremmin kuin asiakas. Toimittajan tuotetuntemus voi olla erinomaista, hyvää, siedettävää tai huonoa mutta yleensä parempaa kuin asiakkaan. Asiakas puolestaan tuntee toimintansa ja tarpeensa paremmin kuin toimittaja. Toimittajalla voi olla tietoa alan parhaista käytännöistä ja ideoita toiminnan kehittämiseen, mutta siitä huolimatta asiakas on oman toimintansa paras tuntia, lähes poikkeuksetta.

Tästä syntyy sitten tilanne, jossa projektia tarjotaan time & material -periaatteella. Suomeksi: asiakas maksaa kaikki työt, jotka toimittajan tarjoaman järjestelmän käyttöönottamiseksi tarvitaan.

Toimittaja esittää toki hinnoitellun työmääräarvionsa kaupallisten ehtojen neuvotteluvaiheessa. Työmääräarvio on parhaassa tapauksessa toimittajan parhaaseen ammattitaitoon perustuva näkemys tarvittavista tehtävistä. Mutta toimittaja ei tunne kaikkia asiakkaaseen liittyviä olosuhteita eikä aina voi olla varma oman projektihenkilöstönsä suorituskyvystä erilaisissa olosuhteissa.

Pahimmassa tapauksessa toimittajan työmääräarvio on pelkkä heitto, alimittainen hihasta vedetty arvio, jonka avulla on tarkoitus saada jalka asiakkaan oven väliin ja päästä vuosiksi sisään. Kannattaa muistaa, että toimittajan näkökulmasta vain kaksi asiaa määrittää projektin onnistumisen: oma taloudellinen tulos ja asiakkaan tyytyväisyys. Kokemuksesta tiedän, että asiakas kertoo tyytymättömyytensä ensin omalle porukalle, sitten kolmannelle osapuolelle ja vasta viimeiseksi toimittajalle.

Joissakin olosuhteissa toimittajalta voi vaatia kiinteähintaisen tarjouksen. Jos toimittaja pystyy hallitsemaan olosuhteet riittävän hyvin, kiinteähintainen tarjous voi olla järkevä. Jos ei, kiinteähintainen tarjous perustuu silloin työmääräarvioon, joka on kerrottu isolla luvulla, esimerkiksi piillä tai geellä. Sillä toimittaja peittää projektiin liittyvät epävarmuustekijät.

Paha ongelma syntyy, jos asiakas pitää time & material -pohjaista tarjousta (rakentamisessa kutsuttaisiin laskutyöurakaksi) kiinteähintaisena tarjouksena. Työmäärät kun yleensä ylittyvät ja syitä on monia: projektin laajuuden kasvu, projektiryhmän tehottomuus, aikataulun venymisestä johtuva projektityön kasvu jne. Osa laajuuden kasvuta johtuu alkuperäisistä suunnitelmista unohtuneista asioista, osa tietoisista lisätöistä. Osa siitä, että toimittajalla ja tilaajalla on eri näkemys siitä, kuuluuko asia kiinteään hintaan vai ei.

Itse olen suosinut näistä ongelmista huolimatta time & material -pohjaisia projekteja. Pääsyy on se, että toimittajan on usein mahdotonta arvioida työmääriä luotettavasti ja silloin kiinteähintaisesta projektista tulee aina kallis. Hinnan maksaa aina asiakas. Projektin alkuun voidaan laittaa kiinteähintaisia vaiheita mutta sovitus- ja käyttöönottotyöt menevät yleensä time & material -pohjaisesti.

Toimittajan työmääräarvioita ei tarvitse hyväksyä sellaisenaan budjetin pohjaksi. Kannattaa miettiä oman organisaation projektin- ja muutosjohtamisosaamista, kokemuksia toimittajan työmääräarvioiden pitävyydestä sekä projektin kompleksisuutta. Ja sen jälkeen kertoa työmääräarviot jollakin luvulla, joka on suurempi kuin yksi. Kertoimen pitäisi olla suurempi kaukana oleville ja epämääräisille sekä pienempi lähellä oleville ja selkeille tehtäville.

Käytäntö on tuttu rakentamisesta. Kokeilepa saada 10 neliön lattia päällystetyksi 10 neliöllä parkettia. Ei onnistu. Hukkaa syntyy aina sekä tuotteen ominaisuuksista (mitat esimerkiksi – lähdetäänkö liikkeelle tai lopetetaanko vajaalla kaistalla vai molemmat) että työtä tekevän henkilön ominaisuuksista (kuinka paljon syntyy susipaloja) riippuen. Sama se on kehityshankkeissa. Hukkaa syntyy.

Tutustu CxO:n kehityshankkeen onnistuminen -sivustoon. Tulemme lähiaikoina tekemään tutkimuksen, joka liittyy kehityshankkeen valmistelun terveystarkastukseen. Jos haluat lähteä mukaan kyselyyn, ilmoittaudu oheisella lomakkeella.

Sinun täytyy kirjautua sisään kommentoidaksesi.
Valikko