Kehityshankkeiden epäonnistuminen on yleistä. Kirjoittaessani kirjaa Miksi tietojärjestelmäprojekti epäonnistuu? päädyin noin 70 prosentin tasoon, sillä pelkästään ERP-projektien budjetit näyttävät ylittyvän 60 prosentissa projekteista.

Tänään olen kuitenkin valmis pohtimaan onnistumisia ja epäonnistumisia useammastakin näkökulmasta.

Projektinäkökulma

Perinteisesti kehityshankkeiden ja tietojärjestelmäprojektien onnistumista on tarkasteltu projektin itsensä näkökulmasta. Esimerkiksi The Standish Group on Chaos-raporteissaan lähtenyt liikkeelle kolmesta näkökulmasta: raha, aika ja toiminnallisuus. Heidän logiikkansa mukaan projekti epäonnistui, jos sen budjetti (raha tai aika) ylittyi vähintään viisi prosenttia tai projektin käynnistyksessä luvatusta toiminnallisuudesta jäi toteuttamatta vähintään viisi prosenttia.

Raha on kyllä tärkeä onnistumisen mittari, sillä hallinnasta ryöstäytyneet kustannukset saattavat romuttaa panos-hyöty-suhteen ja mikä vielä pahempaa, suistaa koko yrityksen konkurssiin. Aikataulujen ylittymisellä on korrelaatio kustannusten ylittymiseen, samalla aikataulujen pettäminen johtaa takaisinmaksun siirtymiseen ja yhdessä kustannusten kohoamisen kautta takaisinmaksun päättyminen siirtyy vielä enemmäs kun itse takaisinmaksuaika pitenee.

Tuotetulla toiminnallisuudella on vaikutusta projektin tuloksista saataviin hyötyihin. Jos toiminnallisuus jää vajaaksi, hyödyt alenevat ja panos-hyöty-suhteen hyötypuolen pieneneminen pidentää takaisinmaksuaikaa pahimmillaan äärettömäksi.

Kokonaisarkkitehtuurinäkökulma

Kehityshankkeen tulos on digitalisaation myötä yhä useammin tietojärjestelmä, uusi tai parannettu, taikka useamman tietojärjestelmän muodostama kokonaisuus, johon uudet tai korjatut toimintatavat ja -prosessit liittyvät.

Projektin onnistumisen näkökulmasta arkkitehtuurinäkökulmia on itse asiassa kaksi: Miten kehitettävä kokonaisuus istuu ympäröivään kokonaisuuteen? Miten kehitettävän kokonaisuuden osat istuvat yhteen?

Sinänsä onnistuneena pidetty projekti saattaa tuottaa ongelmallisen arkkitehtuurin, joka estää tai hidastaa kehittämistä, tekee sen kalliiksi tai sitoo yhteen toimittajaan tai ratkaisuun. Kokonaisarkkitehtuuriongelmat voivat näkyä myös tehottomina prosesseina ja ylläpidon työläytenä. Molemmat mitataan myöhemmin rahassa, kasvaneina kustannuksina ja alentuneina hyötyinä.

Liiketoimintanäkökulma

Projekti voi projektina epäonnistua ja kokonaisarkkitehtuurinkin ongelmat voivat jäädä piiloon, jos kehityshanke onnistuu liiketoiminnallisesti. Hanke maksaa riittävän vähän, ei myöhästy ratkaisevasti ja tuottaa riittävästi toiminnallisuutta liiketoiminnallisen ongelman ratkaisemiseksi.

Toisin päin käännettynä kustannus- ja aikatauluylitykset sekä vajaatoiminnallisuus voivat tuhota aiemmin esitetyistä syistä panos-hyöty-suhteen. Ne voivat tuhota projektin hyödyt myös sillä tavalla, että yritys menettää kilpailuedun – kilpailija ehtii ensiksi, tarjoaa parempaa asiakaspalvelua tai halvemmilla hinnoilla.

Voi myös käydä niin, että käyttöönotto myöhästyy liiketoiminnallisesta aikaikkunasta ja siirtyy vuodella eteenpäin; moni yritys pyrkii ottamaan – oli siinä järkeä tai ei – talouden järjestelmänsä vuoden alusta.

Muut näkökulmat

Kehityshankkeiden onnistumisilla on merkitystä myös kollektiivisen itsetunnon kanssa. Onnistuneen kehityshankkeen läpivienyt yritys uskaltaa lähteä uusiin kehityshaasteisiin, epäonnistuneen kokenut puolestaan pahimmillaan jättää kehittämisen sikseen vuosiksi ja tuhoutuu.

Projektien ristiriidat voivat myös repiä henkilösuhteet ja esimerkiksi liiketoiminnan ja tietohallinnon suhteet piloille pitkiksi ajoiksi. Hyvin menevät hankkeet puolestaan lujittavat yhteistyötä ja synergioita.

Tämän kirjoituksen tarkoituksena ei ole peloitella ketään luopumaan kehittämisestä. Päinvastoin! Tietotekniikka ja sen käyttöönotto ovat merkittävin tuottavuutta parantava teknologia tällä hetkellä ja ilman projekteja sen hyödyntäminen on mahdotonta. Mutta onnistunut projekti rakennetaan realismille, ei toiveajattelulle tai ylioptimismille. On oikein ymmärtää, mitkä ovat reunaehdot ja riskit, ja suunnitella projekti sen mukaan.

CxO Professional Oy tuottaa palveluja kehityshankkeiden onnistumisen parantamiseen. Olemme erikoistuneet valmistelun terveystarkastuksiin ja tukemiseen. Esikoiskirjamme Miksi tietojärjestelmäprojekti epäonnistuu? Tositarinoita tuhon teiltä ja onnistumisen siemeniä on erikoistarjouksessa CxO Shopissa elokuun 2016 loppuun.

Sinun täytyy kirjautua sisään kommentoidaksesi.
Valikko