Silloin tällöin mutta silti harmillisen usein sitä törmää tilanteeseen, jossa on säästetty aikaa. Ajan säästäminen on sinänsä OK, kunhan sitä ei tehdä väärässä paikassa.

Tiedottamattomuus eli tiedonkulun katkokset ovat usein seurausta ajan säästämisestä väärässä paikassa. Ajatellaan, että nyt ei ole aikaa viestiä tehdystä linjauksesta, päätöksestä, ratkaisusta, kokeilusta tai jostain muusta olennaisesta asiasta. Ehkä ajatellaan ottaa asia myöhemmin puheeksi, mutta sitten asia unohtuu.

Voi myös käydä niin, että asia kyllä viestitään mutta epäselvästi. Asia löytyy toista asiaa primääristi koskevan viestin yhteydestä tai viestistä, jonka otsikko on harhaanjohtava. Tai asiasta on viestitty niin, että eri ihmiset käsittävät asian eri tavalla.

Kun joku toinen henkilö sitten törmää tällaiseen asiaan, jonka yhteydessä tiedon kulku on katkennut, seurauksena on hämmennystä, ihmettelyä, kyselyjä ja suuttumusta. Alussa säästetty aika käytetään nyt kymmen-, sata- tai tuhatkertaisesti asiasta keskusteluun.

Jos tätä henkilöä vielä syytetään yhteisen sopimuksen tai sääntöjen rikkomisesta – siis sellaisten, jota hänen olisi pitänyt olla sopivassa, vaan ei ollut eikä tiennyt edes olemassaolosta – aletaan jo lähestyä loukkauksen rajaa. Tahattoman ehkä mutta loukkauksen kumminkin. Tällaisesta toipuminen alkaa jo vaatia anteeksipyyntöjä toisilta osapuolilta. Joka tapauksessa aikaa kuluu helposti se tuhatkertaa tiedottamisessa saatua säästöä enemmän.

Kannattaa siis – olipa kysymys yhdistys- tai yritystoiminnasta – miettiä jokaisen muita ihmisiä koskevan päätöksen, ratkaisun tai kokeilun yhteydessä tiedottamista ja varata sille aikaa. Ongelmia ennalta ehkäisevään työhön ajan käyttäminen on ajan säästöä.

Blogikirjoittajan ja johtamisaktivisti Toni Hinkan kirja “Yhdistysjohtamisen opas” julkaistaan lauantaina 24.9.2016 klo 11-11.30 Kokoushotelli Gustavelundissa. Tervetuloa!

Sinun täytyy kirjautua sisään kommentoidaksesi.
Valikko